En la emocionante y desafiante tarea de esta semana, de preparar un “Taller de Vocería” para una organización, van surgiendo una enorme cantidad de conceptos que enriquecen mi acervo sobre la materia y me proveen de la autoridad y confianza de brindar un servicio de altura al cliente. Sucintamente en este artículo compartiré algunas de las recomendaciones claves que hemos preparado, a fin de que otras organizaciones puedan enriquecerse con el material y a la vez, consideren la importancia de contar con un vocero calificado. Asimismo, aprovecho para el comercial: en coah.is estamos en la disposición de brindarle una capacitación de alto nivel.
Cada organización debe tener claro qué comunicar y en qué momento hacerlo. Es importante construir mensajes que –si bien deben ser coherentes con la misión y la visión de la compañía- tienen que ser atractivos, interesantes y seductores.
Además del vocero titular de una institución, que debe ser el encargado de interactuar con los medios masivos de comunicación cuando le corresponda, cada integrante de la organización se convierte en un vocero de facto en sus círculos profesionales y personales más inmediatos. Este es un concepto que muy pocas organizaciones tienen en claro: ha de haber un vocero oficial, pero en última instancia todos los miembros de la organización actúan como voceros informales y son parte determinante en el proceso. Por cierto, esto último ha cobrado mayor relevancia con la popularización de las redes sociales.
Hace algunos años tuve una discusión con un colega quien tenía y tiene una larga experiencia en gerencia de crisis y que argumentaba que en una situación de crisis el único vocero posible era la máxima autoridad de la empresa. En ese momento mi posición fue y sigue siendo, que si bien es cierto que en sucesos extremos como por ejemplo, en aquellos en los que ha habido víctimas, la primera persona en mostrar la cara de la empresa debe ser su máxima autoridad, cada crisis es distinta y por eso hay que tener un grupo de voceros (as) entrenados, que puedan hacer frente al suceso.
Ser vocero o vocera requiere entrenamiento, como líder debe ser una de tus destrezas, sin embargo muchas veces pensamos que hablar bien es lo único que necesitamos y aunque es una condición necesaria, no es suficiente para ejercer lo que he llamado la “vocería estratégica”. Es importante que los líderes de una organización tengan una formación en comunicaciones y que, adicionalmente, quienes tengan contacto directo con el público estén listos para manejar dificultades con los clientes, y así protejan la reputación corporativa.
Cada integrante de la organización debe contar con unas habilidades y herramientas comunicativas acordes con las necesidades de su posición y los retos de su trabajo diario, y por supuesto esto no sólo está relacionado con las interacciones externas o con la relación con el cliente, pues el trabajo en equipo que se realiza al interior de una organización requiere de unas destrezas de comunicación específicas.
“Las redes humanas de conocimiento constituyen un reto para las organizaciones de hoy, más aún en el caso de que sus integrantes están geográficamente distanciados. El éxito del trabajo de dichas redes depende en buena medida de la comunicación, y de la parte emocional de la comunicación, pues esto evidentemente trasciende la conexión electrónica o la administrativa”, explica Ulises Hernández Pino, Ingeniero en Electrónica y telecomunicaciones, candidato a Doctor en Educación de la Universidad del Cauca.
Siete recomendaciones para el aprovechamiento de las posibilidades de comunicación:
De acuerdo con lo anterior, les planteamos siete consejos para aprovechar las posibilidades de la comunicación dentro de su empresa. En todo caso, asesorarse de profesionales y tener un área dedicada al tema dentro de su organización han de ser las medidas más convenientes para obtener los mejores resultados.
- Tenga claros los atributos de su organización.Asegúrese de que sean pocos y de que estén alineados con su misión, visión y valores corporativos. Los atributos deben resumir la esencia de su institución, pero no pueden abarcarlo todo, es decir implican un ejercicio de priorización.
- Construya mensajes corporativos que estén alineados con los atributos.Busque que dichos mensajes sean apropiados por todo el equipo de trabajo, desde los altos directivos hasta las personas de servicios generales.
- Piense en lo visual.Garantice que la imagen visual de la compañía refuerce los atributos y los mensajes definidos. Nunca subestime el poder de lo gráfico y lo audiovisual.
- Respalde los atributos.Diseñe mecanismos para que todos los integrantes de su equipo de trabajo y de su cadena de valor se familiaricen con dichos atributos. Esto implica ir más allá del discurso y respaldar cada atributo con hechos concretos.
- Invierta en capacitación.Genere jornadas de capacitación permanentes, haciendo énfasis en las diversas habilidades comunicativas requeridas en los distintos niveles de la organización. Esto implica formación diferenciada para el equipo directivo, para el equipo de comunicaciones, para los equipos de ventas y de marketing y para los equipos de producción.
- Tenga en cuenta los protocolos. Diseñe e implemente procesos o protocolos de comunicación que clarifiquen a los integrantes de la organización la manera como deberían darse las interacciones entre distintos niveles de la organización. No se trata de que estos lineamientos sean una prisión, sino todo lo contrario: que sean una base para interacciones asertivas y productivas.
- La comunicación es estrategia.Diseñe y actualice estrategias de comunicaciones que se adecue a las circunstancias coyunturales. Los procesos y los protocolos pueden ser útiles durante largo tiempo, siempre y cuando sean permanentemente aterrizados al presente a través de una aproximación prospectiva.
Por ello “acompañamiento” en la formación de voceros ha de ser prioritario en su organización. El “acompañamiento” implica un trabajo integral que permita al vocero estar listo para comunicarse con sus públicos internos y externos.
Cuando veo que presidentes y otros servidores públicos, así como relevantes empresarios, en cualquier país, fracasan en sus entrevistas periodísticas, me pregunto qué falló: ¿el vocero, sus asesores o el llamado “entrenamiento en medios”?
Rodolfo Campos │ Consultor de Desarrollo Personal y Empresarial